Factures téléchargées, contrats reçus par mail, scans, photos, vidéos, documents enregistrés quelque part… Au fil du temps, les fichiers s’accumulent et il devient difficile de retrouver ce que l’on cherche.
Vous connaissez le fameux : « Je sais que je l’ai quelque part… » ?
Le problème, c’est que ce « quelque part » peut être dans Téléchargements, sur le Bureau, dans un dossier au nom mystérieux ou au fin fond de votre ordinateur. Comme pour les papiers, la première étape consiste à faire le tri. Ensuite seulement, on organise.
C’est le principe du Digital Clean Up : remettre de l’ordre dans ce grenier numérique qui ne dit pas son nom.
Son intervention peut concerner toute la maison, une seule pièce ou une problématique précise :
Dressing qui déborde, cuisine mal organisée, garage devenu impraticable, papiers qui s’accumulent, chambre d’enfant chaotique…
Son objectif n’est pas de créer une maison parfaite, mais de faire en sorte que votre espace fonctionne mieux pour vous.
Une organisation efficace tient compte de vos habitudes, de votre mode de vie et de vos contraintes.
Avant de créer une multitude de dossiers, commencez par réduire le volume. Supprimez les doublons, les anciennes versions, les téléchargements oubliés, les fichiers devenus inutiles et les projets abandonnés.
Pour les photos et les vidéos, même principe : gardez uniquement les meilleures et laissez partir les ratées et les doublons.
Pensez aussi à vos mails : anciens messages devenus inutiles, newsletters que vous ne lisez jamais, abonnements dont vous n’avez plus besoin… Tout cela peut également être trié.
L’objectif n’est pas de tout supprimer, mais de ne pas passer du temps à organiser des documents dont vous n’avez plus besoin.
C’est probablement le point le plus important : si vos documents papier sont déjà organisés, ne réinventez pas complètement votre classement numérique.
L’idéal est d’avoir la même organisation, ou une organisation très similaire, pour les documents papier et numériques.
Vous avez un dossier « Santé » dans votre armoire ? Retrouvez-le aussi sur votre ordinateur. Vous classez vos documents par grandes familles comme Banque, Assurances, Logement ou Travail ? Gardez cette logique.
Le support change, mais votre cerveau s’y retrouve.
Une règle simple qui vous évitera beaucoup de désordre : vos documents doivent être rangés dans « Mes documents » et non stockés directement sur le Bureau de votre ordinateur.
Pourquoi ? Parce que le bureau numérique comme votre bureau physique, doit rester un clair et net. Le bureau de l’ordinateur est un espace de travail temporaire ! Sinon, il finit rapidement couvert de fichiers, de raccourcis et de documents en attente.
Le Bureau doit rester un espace de travail temporaire ! Sinon, il finit rapidement couvert de fichiers, de raccourcis et de documents en attente.
Créez votre organisation dans « Mes documents », avec quelques grandes catégories et des sous-dossiers lorsque c’est nécessaire. Une fois le document -le à sa place. Que votre “Bureau” respire !
Commencez par quelques grandes catégories, puis créez des sous-dossiers uniquement lorsque cela devient utile. Par exemple, le fichier santé aura des sous dossiers :
Santé : → Analyses → Ordonnances → Mutuelle
Travail: → Contrats → Fiches de paie → Projets
L’objectif n’est pas de construire une arborescence digne d’une multinationale. Vous ne devriez pas mettre plus de 30 secondes pour retrouver votre dernière facture d’électricité !
Votre classement doit être logique pour vous, facile à comprendre et surtout facile à utiliser au quotidien.
Tous les documents n’ont pas besoin de rester dans vos dossiers « actifs ».
Une fois un projet terminé ou un document devenu ancien, vous pouvez le déplacer dans un dossier d’archives. Pour les documents que vous devez conserver mais consultez rarement, un disque dur externe joue le rôle de votre « boîte d’archives numérique ».
L’idée est de conserver ce qui doit l’être sans laisser les anciens documents envahir votre espace de travail quotidien.
Le rangement numérique n’est pas un grand chantier à faire une fois tous les dix ans. Un petit nettoyage régulier évite de laisser le désordre s’installer à nouveau.
Supprimez les fichiers inutiles, videz les corbeilles, éliminez les doublons, faites le tri dans vos mails et désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez jamais.
Les photos et les vidéos occupent également beaucoup d’espace : profitez-en pour faire du tri lorsque vous en avez l’occasion.
Le numérique a lui aussi un impact environnemental. Éviter de stocker indéfiniment des fichiers inutiles permet donc aussi de limiter l’accumulation de données dont personne ne se servira.
Oui, organiser ses fichiers demande un peu de temps. Mais combien de temps passez-vous ensuite à chercher un document que vous êtes certain d’avoir enregistré ?
Le but n’est pas d’avoir un ordinateur parfaitement rangé au millimètre près. Il s’agit de mettre en place une organisation suffisamment simple pour être utilisée naturellement et entretenue au fil du temps.
Et surtout, inutile d’attendre d’avoir une grande journée devant vous.
Quelques minutes régulièrement peuvent éviter de recréer un nouveau grenier numérique.
HELLO, MOI C’EST SOPHIE !
Je suis Home & Office Organiser, fondatrice de Aère ta Vie.
J’accompagne les particuliers et les professionnels à trier, désencombrer et organiser leurs espaces pour retrouver de la place, du temps et de l’efficacité.
Aère ta vie, ton coach en rangement, “Je ne pousse pas les murs, je révèle l’espace”
Votre ordinateur déborde de fichiers, de photos, de documents et de dossiers dont vous ne savez plus très bien quoi faire ? Je peux vous aider à faire le tri et à mettre en place une organisation simple, logique et adaptée à votre façon de fonctionner.
Un appel découverte offert permet d’échanger quelques minutes sur votre situation et vos besoins.
