Être avocat, c’est jongler avec une grande quantité de documents qui constituent les dossiers : pièces à présenter en audience, documents à annoter, notes à prendre… Tout ne peut pas toujours être numérisé et certains préfèrent travailler avec les documents papier sous les yeux.
Au fil du temps, les dossiers s’accumulent. Et entre les affaires en cours, celles à suivre et les journées d’audience, il reste souvent peu de temps pour repenser son organisation et mettre en place un classement efficace.
Résultat : des piles de dossiers aux couleurs variées qui s’accumulent et se superposent, un espace de travail visuellement chargé et des documents qui finissent par se confondre. Au-delà de l’encombrement, cette accumulation peut aussi générer une véritable fatigue visuelle au quotidien.
C’est dans ce contexte que j’ai été sollicitée par une avocate, dont les dossiers avaient fini par envahir l’espace de travail.
Première visite du lieu, j’évalue la situation avant de rédiger mes préconisations.Je fais une estimation du temps de travail nécessaire à une réorganisation et j’établis un devis.
Dans le cas présent, les dossiers étaient en double file et il fallait répartir les dossiers pour la destruction, pour l ‘archivage ainsi que les dossiers à suivre et les dossiers en cours.
Pour répartir correctement ces centaines de dossiers, la présence de la cliente est indispensable. Elle seule, est en mesure de déterminer la destination de chacun d’entre eux. Le dernier jour a été consacré à l’étiquetage définitif par ordre alphabétique. Et la pose d’un code couleur, pastilles autocollantes jaunes pour les dossiers en cours et pastilles rouges pour les dossiers à suivre.
Ce sont d’excellent outils d’organisation. La prise en main est simple, les tailles sont parfaites pour des dossiers.
Avant le rangement définitif, un tri provisoire étiqueté rapidement permet de commencer le désencombrement
